Dalam kegiatan ekspor, salah satu dokumen penting yang wajib disiapkan oleh eksportir adalah Shipping Instruction (SI) atau instruksi pengapalan.
Dokumen ini berfungsi sebagai panduan resmi dari eksportir kepada pihak pengangkut (shipping line atau freight forwarder) mengenai bagaimana barang ekspor harus dikirim, dimuat, dan diatur dalam sistem logistik internasional.
Dokumen ini berfungsi sebagai panduan resmi dari eksportir kepada pihak pengangkut (shipping line atau freight forwarder) mengenai bagaimana barang ekspor harus dikirim, dimuat, dan diatur dalam sistem logistik internasional.
Secara sederhana, Shipping Instruction adalah dokumen perintah tertulis dari eksportir kepada perusahaan pelayaran yang berisi rincian lengkap mengenai barang yang akan dikirim ke luar negeri.
Dokumen ini menjadi dasar bagi pihak pelayaran untuk menerbitkan Bill of Lading (B/L), yaitu dokumen kepemilikan atas barang selama pengangkutan.
Dokumen ini menjadi dasar bagi pihak pelayaran untuk menerbitkan Bill of Lading (B/L), yaitu dokumen kepemilikan atas barang selama pengangkutan.
Isi dari Shipping Instruction umumnya meliputi:
- Nama dan alamat eksportir serta importir (shipper dan consignee)
- Nama kapal dan jadwal keberangkatan
- Pelabuhan muat dan pelabuhan tujuan
- Deskripsi barang (jenis, jumlah, berat, dan volume)
- Nomor kontainer dan segel
- Instruksi khusus terkait penanganan barang (misalnya suhu penyimpanan untuk barang berpendingin)
- Jenis Bill of Lading yang diminta (Original, Telex Release, atau Seaway Bill)
- Permintaan khusus seperti freight prepaid (biaya dibayar di awal) atau freight collect (biaya dibayar di tujuan)
Fungsi utama Shipping Instruction adalah menjamin ketepatan dan keakuratan data pengiriman barang agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan dokumen pelayaran maupun proses kepabeanan.
Kesalahan sekecil apa pun dalam SI dapat menyebabkan ketidaksesuaian data antara dokumen ekspor seperti Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), invoice, dan packing list, yang pada akhirnya dapat menghambat proses customs clearance di Bea Cukai.
Selain itu, Shipping Instruction juga berfungsi sebagai bukti komunikasi resmi antara eksportir dan pihak pelayaran atau freight forwarder. Melalui dokumen ini, eksportir dapat memberikan arahan spesifik mengenai tata cara pemuatan barang, waktu pengiriman, serta ketentuan pengiriman sesuai kontrak jual-beli internasional (Incoterms).
Dengan demikian, Shipping Instruction memegang peran penting dalam kelancaran ekspor, karena menjadi jembatan administratif antara proses kepabeanan, pengangkutan, dan pengurusan dokumen pengapalan.
Ketepatan dalam penyusunan SI akan memastikan bahwa barang dikirim sesuai tujuan, tepat waktu, dan sesuai ketentuan yang diakui dalam perdagangan internasional.
Ketepatan dalam penyusunan SI akan memastikan bahwa barang dikirim sesuai tujuan, tepat waktu, dan sesuai ketentuan yang diakui dalam perdagangan internasional.
